Entscheidungsleitfaden
Excel, SharePoint und Doconio: jedes Werkzeug für die Arbeit, die es gut kann.
Excel ist flexibel und SharePoint ein starker Arbeitsraum für Zusammenarbeit und Dokumente. Die Lücke entsteht, wenn ein wichtiges Dokument eine klare Anforderung, konkrete Version, Gültigkeit, Zuständigkeit, Prüfentscheidung, Erinnerungen und verlässliche Wiederverwendung über mehrere Teams braucht.
Werkzeugentscheidung
Ausgangspunkt
Heutiger Prozess
Entscheidung
Behalten oder steuern
Excel für flexible Analyse
SharePoint für Zusammenarbeit
Doconio für Nachweisprozesse
Entscheidungskriterien
Excel behalten, wenn Flexibilität der Wert ist
Excel eignet sich für Ad-hoc-Analyse, temporäre Listen, Berechnungen und frühe Erkundung. Fragil wird es, wenn mehrere Teams von einem Status abhängen, Verantwortung implizit bleibt und Erinnerungen oder Entscheidungen außerhalb der Tabelle liegen.
SharePoint behalten, wenn Zusammenarbeit und Dateien der Wert sind
SharePoint bleibt sinnvoll für Erstellung, Teamarbeit und Dokumentbibliotheken. Doconio kann den relevanten Dokumentstand übernehmen, sobald Prüfung, Gültigkeit, Freigabe oder externe Wiederverwendung wichtig werden.
Doconio nutzen, wenn ein Dokument wiederkehrende Arbeit auslöst
Doconio ergänzt die benötigten Informationen: Anforderung, Lieferant oder Richtlinie, Version, Gültigkeit, Zuständigkeit, Prüfung, Aufgabe, Erinnerung, Historie und gezielte Freigabe. Dafür muss nicht jede Tabelle oder gemeinsame Ablage ersetzt werden.
Vorgehen
Signale für einen strukturierten Prozess
Mehrere Teams pflegen unterschiedliche Statussichten auf dieselben Nachweise.
Frist oder Ablauf sind bekannt, aber die verantwortliche nächste Aktion ist unklar.
Dateieingang wird regelmäßig mit Prüfung oder Freigabe verwechselt.
Das Team erkennt nicht schnell, welche Version eine frühere Entscheidung oder Kundenantwort getragen hat.
Freigegebene Nachweise werden wiederholt in neue Audit-, Lieferanten- oder Kundenordner kopiert.
Fragen und Antworten
FAQ zu Excel und SharePoint
Ersetzt Doconio SharePoint?
Nein. SharePoint kann Kollaborations- und Dokumentarbeitsraum bleiben. Doconio steuert ausgewählte Nachweisprozesse, Entscheidungen, Gültigkeit und Wiederverwendung.
Müssen wir jede Tabelle migrieren?
Nein. Starten Sie mit einem wiederkehrenden Prozess, in dem gemeinsamer Status, Verantwortung, Prüfung und Nachvollziehbarkeit erkennbaren Nutzen schaffen.
Können SharePoint-Dokumente in Doconio genutzt werden?
Ja. SharePoint ist als Enterprise-Integration verfügbar. Wählen Sie einen konkreten Dokumentstand aus, sobald Prüfung, Gültigkeit, Freigabe oder spätere Wiederverwendung wichtig werden.
Wann reicht Excel weiterhin aus?
Excel kann für temporäre, risikoarme oder von einer Person verantwortete Arbeit ausreichen, wenn keine formale Prüfung, Friststeuerung oder wiederverwendbare Nachweishistorie erforderlich ist.
Was ist der kleinste sinnvolle Einstieg?
Wählen Sie einen Nachweistyp mit wiederkehrenden Anfragen, mehr als einer verantwortlichen Rolle und sichtbaren Kosten durch fehlenden Status oder Fristen.
Nächster Schritt
Bringen Sie einen Tabellen- oder SharePoint-Prozess mit.
Wir trennen gemeinsam, was im bestehenden Arbeitsraum bleiben sollte, von den Nachweisschritten, die von klarer Verantwortung, Prüfung und Nachvollziehbarkeit profitieren.