Entscheidungsleitfaden
Excel, SharePoint und Doconio: jedes Werkzeug für die Arbeit, die es gut kann.
Excel ist flexibel und SharePoint ein starker Arbeitsraum für Zusammenarbeit und Dokumente. Die Lücke entsteht, wenn ein wichtiges Dokument eine klare Anforderung, konkrete Version, Gültigkeit, Zuständigkeit, Prüfentscheidung, Erinnerungen und verlässliche Wiederverwendung über mehrere Teams braucht.
Werkzeugentscheidung
Ausgangspunkt
Heutiger Prozess
Entscheidung
Behalten oder steuern
Excel für flexible Analyse
SharePoint für Zusammenarbeit
Doconio für Nachweisprozesse
Entscheidungskriterien
Excel behalten, wenn Flexibilität der Wert ist
Excel eignet sich für Analysen, Listen und Berechnungen. Lieferanten-, Kunden- und Partnerstammdaten lassen sich über Doconio-Vorlagen als CSV oder XLSX übernehmen. Beliebige Arbeitsmappen werden nicht automatisch interpretiert.
SharePoint als Dokumentarbeitsraum behalten
Mit Enterprise wählen Sie einen konkreten Dateistand für Prüfung oder Freigabe aus. Doconio speichert ihn mit seiner Herkunft. Vollständige Sites und Bibliotheken werden nicht migriert.
Mit einem sinnvollen Prozess starten
Der Einrichtungsleitfaden unterstützt den direkten Start. Historische Daten, individuelle Zuordnungen und Bereinigung werden nach Sichtung repräsentativer Daten geplant. Erst dann ist ein verlässlicher Zeitplan möglich.
Vorgehen
Signale für einen strukturierten Prozess
Mehrere Teams pflegen unterschiedliche Statussichten auf dieselben Nachweise.
Frist oder Ablauf sind bekannt, aber die verantwortliche nächste Aktion ist unklar.
Dateieingang wird regelmäßig mit Prüfung oder Freigabe verwechselt.
Das Team erkennt nicht schnell, welche Version eine frühere Entscheidung oder Kundenantwort getragen hat.
Freigegebene Nachweise werden wiederholt in neue Audit-, Lieferanten- oder Kundenordner kopiert.
Fragen und Antworten
FAQ zu Excel und SharePoint
Ersetzt Doconio SharePoint?
Nein. SharePoint kann Kollaborations- und Dokumentarbeitsraum bleiben. Doconio steuert ausgewählte Nachweisprozesse, Entscheidungen, Gültigkeit und Wiederverwendung.
Können SharePoint-Dokumente in Doconio genutzt werden?
Ja. Mit Enterprise wählen Sie einen konkreten Stand für Prüfung oder Freigabe aus. Vollständige Sites werden nicht automatisch migriert.
Können wir eine bestehende Excel-Datei unverändert importieren?
Beliebige Arbeitsmappen lassen sich nicht importieren. Bestehende Spalten müssen zuerst einer Doconio-Vorlage als CSV oder XLSX zugeordnet werden.
Wie lange dauert die Einführung?
Der Einrichtungsleitfaden unterstützt den direkten Start. Historische Daten erfordern eine Stichprobe, bevor Umfang und Zeitplan vereinbart werden.
Was ist der kleinste sinnvolle Einstieg?
Wählen Sie einen Nachweistyp mit wiederkehrenden Anfragen, mehr als einer verantwortlichen Rolle und sichtbaren Kosten durch fehlenden Status oder Fristen.
Nächster Schritt
Bringen Sie einen Tabellen- oder SharePoint-Prozess mit.
Wir trennen gemeinsam, was im bestehenden Arbeitsraum bleiben sollte, von den Nachweisschritten, die von klarer Verantwortung, Prüfung und Nachvollziehbarkeit profitieren.